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Gare d'appalto: la soluzione Moxoff riduce i tempi e ottimizza le risorse

La preparazione della proposta tecnica ed economica per la partecipazione ai bandi di gara può essere particolarmente complessa e onerosa in termini di risorse umane, economiche e di tempo. L’esito della gara, tuttavia, potrebbe anche non essere favorevole all’azienda. Moxoff ha realizzato e addestrato algoritmi intelligenti che permettono di simulare lo scenario di gara e suggerire l’eventuale opportunità di partecipare o meno.

Contesto 

Un’azienda leader nel settore dell’imaging medicale, diagnostica di laboratorio e soluzioni IT per strutture sanitarie ha l’esigenza di avere dati oggettivi basati sulle esperienze passate su cui basare la propria partecipazione o meno a gara d’appalto pubbliche con le ASL italiane o grandi centri ospedalieri privati.

Problema

La partecipazione ai bandi di gara per appalti di fornitura di apparecchiature e dispositivi sanitari presenta alcune criticità, come ad esempio il fatto che la maggior parte delle informazioni ad oggi disponibili non sono strutturate, ma vengono prodotte come file di testo, scansioni di documenti, immagini /fotografie all’interno di migliaia di file; che non ci sono dati oggettivi che permettono di effettuare un’analisi precisa del posizionamento aziendale rispetto ai competitor realizzata sulla base delle precedenti gare (vinte/perse), e che spesso, la gara d’appalto si rivolge a combinazioni di più attrezzature e apparecchi, fino alla fino alla progettazione di interi laboratori di analisi.

Obiettivo 

L’obiettivo del cliente è ottimizzare le risorse utilizzate per l’analisi competitiva dell’azienda, per migliorare l’efficienza e l'efficacia del proprio personale e delle proposte di offerta, grazie ad algoritmi di advanced analytics.

La soluzione di Moxoff

Utilizzando 53.000 documenti relativi a tutte le gare di appalto a cui aveva partecipato l’azienda, sono stati addestrati gli algoritmi di AI che hanno permesso a Moxoff di sviluppare un software in grado di ottenere e la simulazione di scenari di gara basati su dati oggettivi, oltre a ridurre i tempi di realizzazione dei documenti per il bando, e valutare l’analisi competitiva dell’azienda.
Per l’addestramento degli algoritmi sono state utilizzate le tecnologie più evolute a disposizione:

  1. OCR (optical character recognition) per l’estrazione delle informazioni necessarie per formulare proposte tecniche ed economiche presenti sotto forma di: 
    documenti pdf, scansioni di documenti, immagini/foto di vari formati (jpeg, png, eccetera), video, infografiche, articoli, altri tipi di file.
  2. NLP (natural language processing) per l’analisi del testo contenuto nei vari formati di documento che compongono le precedenti gare di appalto dell’azienda. Il modello NLP permette di individuare la parola relativa all’item da inserire nella nuova proposta (ad esempio, siringa da 5 ml, reagente chimico, eccetera) e la proposta economica con cui è stata formulata la gara di appalto
  3. Search Engine per la ricerca intelligente del testo.
Il software che permette di caricare documenti relativi a tutti i bandi di gara dell’azienda, estrarre i contenuti di testo e di score numerico, e classificare l’informazione contenuta in modo automatico tramite score realizzati da algoritmi. Caratteristica distintiva del software Moxoff, rispetto ad ogni altro sistema di caricamento di documenti, è la capacità di simulazione di scenari di gara basati su tutte le informazioni di precedenti gare caricate nel sistema di AI che hanno lo scopo di supportare la decisione umana sull’opportunità di partecipare al bando di gara.

Il sistema infatti produce indici (score) che forniscono un mix di informazioni necessarie all’utente:
  • suggerisce le caratteristiche economiche che dovrebbe avere l’offerta per poter essere sostenibile (e quindi avere maggiore probabilità di vincere l’appalto)
  • supporta l’analisi del posizionamento dei competitor grazie ad algoritmi di machine learning sui dati di gare passate che permettono di creare uno scenario pre-competitivo.

Tuttavia, i valori (input) possono essere modificati dall’azienda per ottenere scenari diversi da quelli prodotti dal software Moxoff.

Benefit 

I vantaggi rilevati dal cliente nell’attività di analisi delle gare e preparazione di offerta per ciascuna tipologia di gare pubbliche in cui opera possono essere sintetizzati in:
  • riduzione significativa dei tempi di preparazione della proposta tecnica ed economica (riduzione di 1.5 Full Time Equivalent su anno)
  • capacità di partecipare a più gare complesse contemporaneamente senza aumentare le risorse a disposizione
  • supporto dell’analisi del posizionamento dei competitor.

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